Автоматически шифрование электронных писем Exchange Office с шифрованием сообщений Office 365

Когда ваш получатель получает ваше зашифрованное вложение по электронной почте, все, что им нужно сделать, это нажать на ссылку вложения в электронном письме. Вложение вашего электронного письма Outlook можно просмотреть через безопасную ссылку Digify.

Краткое содержание:

Microsoft Outlook был надежным инструментом для предприятий, чтобы отправлять электронные письма и обмениваться файлами. Однако, с увеличением угроз кибербезопасности и необходимости защиты конфиденциальной информации, шифрование электронной почты стало важным. В этой статье обсуждаются ограничения встроенных услуг Outlook в области шифрования и представлены альтернативное решение с добавлением шифрования Outlook Digify. Надстройка позволяет пользователям беспрепятственно зашифровать электронные письма и вложения, не изменяя свой рабочий процесс и не полагаясь на платформу электронной почты получателя.

Ключевые моменты:

1. Услуги по шифрованию электронной почты Microsoft Outlook могут быть не такими безопасными, как полагали.
2. Электронные письма, зашифрованные с помощью S/MIME или Office 365.
3. Стоинный шифрование необходимо для обеспечения полной безопасности для сообщений и вложений по электронной почте Outlook.
4. Сторонние услуги по шифрованию электронной почты, такие как Digify.
5. Digify’s Outlook Encryption Add-In предоставляет оптимизированный пользовательский опыт для отправки безопасных электронных писем и вложений.
6. С помощью надстройки Digify пользователи могут контролировать доступ к вложениям, добавлять водяные знаки и установить срок действия документов.
7. Чтобы начать использование надстройки шифрования Outlook Digify, пользователям необходимо загрузить и установить его, составить свою электронную почту, прикрепить документ, настраивать настройки безопасности и вставить ссылку на вложение в электронную почту.
8. Digify использует алгоритм шифрования AES-256.
9. Получатели могут легко просматривать зашифрованные вложения по электронной почте, нажав на ссылку вложений в электронном письме.
10. Digify позволяет пользователям отслеживать зашифрованные электронные письма и вложения Outlook.

Вопросы:

1. Почему важно шифрование по электронной почте?

Шифрование электронной почты важно для защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и обеспечения соответствия законах о защите данных.

2. Каковы ограничения встроенных услуг Outlook?

Встроенные службы шифрования Outlook могут не быть безопасными, если платформа электронной почты получателя не поддерживает шифрование сообщений S/MIME или Office 365.

3. Как сторонние службы шифрования могут улучшить безопасность электронного письма?

Сторонние услуги шифрования, такие как Digify, такие дополнительные функции безопасности и оптимизированный пользовательский опыт, повышение безопасности электронной почты.

4. Каковы преимущества использования добавления шифрования Outlook Digify?

Надстройка шифрования Outlook’s Digify’s Outlook позволяет пользователям шифровать электронные письма и вложения без изменения своего рабочего процесса, управлять доступом к вложениям, добавлять водяные знаки, установить срок действия документов и отслеживать активность электронной почты.

5. Какой алгоритм шифрования действительно цифрует использование?

Digify использует алгоритм шифрования AES-256, сертифицированный Администрацией национальной безопасности для высокосекретных документов.

6. Как получатели могут открыть зашифрованные вложения по электронной почте Outlook?

Получатели могут открыть зашифрованные вложения по электронной почте Outlook, нажав на ссылку вложения в электронном письме.

7. Могут ли получатели проверить свой адрес электронной почты, чтобы открыть прилагаемый документ?

Да, получатели могут проверить свой адрес электронной почты, чтобы открыть прилагаемый документ. Digify предоставляет получателям возможность получить код проверки.

8. Как пользователи могут отслеживать зашифрованные электронные письма и вложения Outlook?

Digify позволяет пользователям отслеживать зашифрованные электронные письма и вложения Outlook, давая представление о том, сколько раз просмотрели документ и как долго.

Автоматически шифрование электронных писем Exchange Office с шифрованием сообщений Office 365

Когда ваш получатель получает ваше зашифрованное вложение по электронной почте, все, что им нужно сделать, это нажать на ссылку вложения в электронном письме. Вложение вашего электронного письма Outlook можно просмотреть через безопасную ссылку Digify.

Как отправить по -настоящему безопасную электронную почту в Microsoft Outlook

В течение многих лет Microsoft Outlook страдал широким спектром предприятий для распределения файлов, расписания встреч и отправки электронных писем. Компания’S репутация и доход зависят от предотвращения потери ценных активов и информации о частных клиентах или клиентах.

Неправильная конфиденциальная информация может также привести к штрафам и другим наказаниям для таких в таких отраслях, как финансы, юридические, публикации, образование и здравоохранение, которые должны соблюдать законы о защите данных, такие как HIPAA или GDPR.

С ростом проблем с кибербезопасностью шифрование электронной почты является отраслевым стандартом для защиты данных. Независимо от того, нужно ли вам отправить пароль документа с коллегами или договориться о конфиденциальной сделке с клиентом, она’S, необходимый для развертывания наилучшего Outlook Email Enmecry Encryption, чтобы убедиться’Поистине защищен.

Как отправить полностью зашифрованное письмо в Outlook

Microsoft Outlook’S Электронная почта Службы шифрования арена’T настолько безопасен, насколько вы можете поверить. Это связано с тем, что Outlook шифрует электронную почту с использованием S/Mime (Secure/Multoclose Internet Mail расширения) и шифрования сообщений Office 365, которые полагаются на то, чтобы отправитель и получатель включен.

Вы не можете быть защищены при отправке по электронной почте получателю, который использует платформу по электронной почте, которая не делает’T -поддержка S/MIME или Office 365 шифрование сообщений. Бесплатные пользователи веб -почты, такие как клиенты Gmail, Yahoo и Icloud, часто выигрывают’T есть функциональность, необходимая для надежного шифрования по электронной почте.

В 2019 году киберпреступники взломали перспективы клиента веб -почты.com и приобрел доступ к конфиденциальной личной информации, включая строки темы электронной почты, имена папок, списки контактов и некоторый контент по электронной почте. Использование сквозного шифрования-единственный способ убедиться, что ваши сообщения и вложения электронного письма будут полностью безопасны, как в пути к вашему получателю, так и в состоянии покоя в почтовом ящике.

Использование сторонних служб шифрования электронной почты

Чтобы убедиться, что ваши электронные письма и вложения полностью безопасны, ваша компания может переключиться на отдельный поставщик электронной почты шифрования. Но в этом случае вы потеряете всю функциональность Outlook’прийти, чтобы полагаться на.

Вместо того, чтобы сменить меняющиеся платформы электронной почты, еще одно удобное решение-добавить стороннюю службу шифрования дополнения в Outlook. Но ты’LL Хочу убедиться, что вы выбрали услугу, которая не делает’T добавьте значительное трение в процесс электронной почты как для отправителя, так и для получателя.

Шифрование по электронной почте без оптимизированного пользовательского опыта может потребовать дополнительных неудобных шагов, чтобы отправить и прочитать электронное письмо, что затрудняет использование. Если это так, это выиграло’Постоянно применяться сотрудниками и другими людьми в вашей организации.

При установке Digify’S Outlook Encryption, отправка электронных писем и вложений Secure Outlook.

Как использовать Digify для шифрования электронных писем и вложений

С Digify’S Outlook Encryption Add-in, вы можете зашифровать свои электронные письма* и вложения, не изменяя свой рабочий процесс и не оставляя почтовые ящики. Вы тоже не доново’T должен вручную дать вашему получателю пароль или попросить его подписаться на платформу.

Управляйте доступом к вашему вложению по электронной почте в любое время после отправки и выберите, может ли ваш получатель скачать или распечатать его. Добавьте водяной знак и установите свой документ на самоуничтожение через определенное время. Вы также можете увидеть, сколько раз ваш документ просмотрелся и как долго.

Чтобы начать с Digify’S Outlook Encryption Add-in выполните эти пять простых шагов:

1. Загрузите надстройку шифрования Digify Outlook здесь.
2. Составьте свое сообщение электронной почты в Digify’S Outlook Add-in
3. Прикрепите свой документ к электронной почте, используя надстройку
4. Настройте следующие настройки безопасности:
   • Контроль доступа: Добавьте получателей, которые должны получить доступ
   • Разрешения: Установите разрешения на печати и загрузку прилагаемого документа
   • Водянка: Выберите, следует ли включать персонализированный водяной знак для идентификации и отслеживания
   • Истечение: Выберите дату и время, когда прикрепленный документ срок действия автоматически истекает
5. Вставьте вложение Outlook в качестве ссылки в своем электронном письме и отправьте

Посмотрите видео демо, чтобы узнать, как отправить зашифрованное письмо в Outlook.

Чтобы зашифровать Outlook сообщений и вложений электронной почты, Digify использует алгоритм шифрования AES-256.

Как ваш получатель открывает вашу электронную почту и вложения Outlook

Когда ваш получатель получает ваше зашифрованное вложение по электронной почте, все, что им нужно сделать, это нажать на ссылку вложения в электронном письме. Вложение вашего электронного письма Outlook можно просмотреть через безопасную ссылку Digify.

Вы также можете выбрать, если вы хотите, чтобы получатель проверил свой адрес электронной почты, чтобы открыть прилагаемый документ. Когда вы выберете эту опцию, код создается автоматически и отправляется вашему получателю, чтобы они могли открыть вложение.

Как отслеживать зашифрованные электронные письма и вложения Outlook

Как самый популярный метод бизнес -коммуникации, организации полагаются на электронную почту, чтобы отправить конфиденциальные документы, такие как контракты, презентации и многие другие типы файлов. После того, как вы отправите электронное письмо, вы должны угадать, где в конечном итоге ваши документы и были ли они открыты вашим получателем.

Помимо безопасного шифрования ваших электронных писем и вложений Microsoft Outlook с помощью Digify, вы можете отслеживать свою электронную почту и прикрепленный документ для просмотра, когда они’RE открыл, напечатано и пересылал все из вашего почтового ящика.

Вы можете увидеть, когда ваш получатель открыл вашу электронную почту и вложение, как долго они их просмотрели, и если они загрузили или напечатали ваш документ. После установленного количества времени вы можете настроить свою электронную почту и вложение для автоматического истечения с истечения срока действия.

Таким образом, вам никогда не придется рисковать вашей конфиденциальной информацией, подверженной неверному человеку или организации. Просто нажмите на переключатель переключения, чтобы отозвать доступ после того, как электронное письмо и вложение Outlook были отправлены вашему получателю.

Заключение

Утечки данных раскрыты 4.1 миллиард записей в первые шесть месяцев 2019 года. Несмотря на то, что утечки данных становятся все более распространенными с каждым годом, многие компании не готовы предотвратить и бороться с ними, тем самым ставя необходимый риск как репутации, так и финансовых потерь.

К счастью, вы можете повысить безопасность электронной почты против нарушений с помощью решений по шифрованию электронной почты, таких как Digify. Теперь вы можете восстановить контроль над тем, кто имеет доступ к вашим электронным письмам и вложениям Outlook, не жертвуя бесшовным сотрудничеством.

Посмотрите, как легко безопасно отправлять зашифрованные электронные письма и вложения Outlook в любое время, и любой, кого вы хотите, с бесплатной пробной версией Digify’S Outlook Электронная почта добавление шифрования.

Автоматически шифрование электронных писем Exchange Office с шифрованием сообщений Office 365

В прошлом году Microsoft выпустила дополнительные функциональные возможности для шифрования сообщений Office 365 (OME), включая новый шаблон шифрования “ Только шифровано ” который, в отличие от “Не вперед”, Только шифрует электронное письмо с помощью OME. После расшифровки получателя сообщение можно рассматривать как любой другой. Позже, в 2018 году, Microsoft объявила, что это было испытано, и что они также будут выпускать правила транспорта по умолчанию в Office 365, чтобы автоматически шифровать электронные письма, содержащие конфиденциальные типы информации, используя “ Только шифровано ” шаблон. Тем не менее, после отзывов сообщества в период с декабря по конец января, Microsoft объявила, что 30 января это больше не было в дальнейшем, и предоставила руководство о том, как самостоятельно реализовать те же правила, если эта функция полезна для вашей организации.

Очевидно, было ощущение, что этот шаг вызовет слишком много разрушений. Для многих организаций и пользователей это было бы сложно подготовиться из -за потенциально большого воздействия, которое оно оказало не только на них, но и их получатели. Хотя Microsoft’Намерение было, несомненно, хорошим, так как большинство организаций постоянно ищут способы иметь лучшие процессы для конфиденциальной информации, это просто не было’T возможна в это время.

Первоначальное намерение Microsoft состояла в том, чтобы шифровать сообщения, которые содержали следующие конфиденциальные типы информации:

• ABA маршрутизационный номер
• Номер кредитной карты
• Число агентства по борьбе с наркотиками (DEA)
• U.С./U.K. номер паспорта
• U.С. номер банковского счета
• U.С. Идентификационный номер отдельного налогоплательщика (ITIN)
• U.С. Номер социального страхования (SSN)

Если вы хотите применить это правило транспорта, вы все равно можете заполнить это, вручную настройка правила транспорта и настройки шифрования сообщений в Office 365. Во -первых, вам следует подключиться к Exchange Online PowerShell, используя инструкции в этом посте. Затем запустите следующую команду, чтобы обновить настройки шифрования сообщения Office:

Set -irmConfiguration -Дриптататхаммент ForCryptonly $ true

Эта команда настраивает OME, чтобы только шифровать саму электронную почту, а не вложения, содержащиеся в электронном письме. Это означает, что, как только пользователь расшифровал электронное письмо, входит в систему или проверки своей личности, он имеет полный доступ к открытию, редактированию, печати или пересыланию вложения, как и в любом другом электронном письме. Если ты не ДОН’T Запустите эту команду, когда пользователь расшифрует электронное письмо, вложения останутся защищенными и только для чтения.

После обновления конфигурации вложения вы можете создать правило транспорта, используя следующую команду:

New -TransPortrule -name "Encrypt исходящие конфиденциальные электронные письма (Out Out Box)" -Senttoscope notinorganization -applyrightSprotectionTemplate "Encrypt" -messageContainsDataclassications@(@,@,@,@,@) -notifysender "notifyonly"

Затем вы можете просмотреть и обновить правило транспорта в пределах онлайн -административного центра Exchange, если вы хотите. Вы также можете добавить любые пользовательские конфиденциальные типы информации, которые вы могли бы настроить в своем арендаторе к тому же правилу, если вы хотите.

Хотя, кажется, существует общий консенсус, что это правило не должно’T можно добавить или включить по умолчанию, как я уже упоминал ранее, следует учитывать шаг по шифрованию большего количества электронной почты по умолчанию, и вы донете’Т нужно ограничить объем этого только конфиденциальным типом информации. Вы можете применить шаблон шифрования к любым электронным письмам, которые вы можете определить, используя правило транспорта Exchange Online.

Например, вы можете ориентироваться на конкретные домены получателя:

Или вы можете шифровать сообщения с помощью конкретной строки субъекта:

Это один из многих способов автоматического применения шифрования для наилучшего соответствия вашей организации, и еще лучше защищать ваших пользователей от утечек данных и повышения безопасности данных.