Outlook có tự động mã hóa email không?
Tự động mã hóa các email trực tuyến trao đổi với mã hóa tin nhắn Office 365
Khi người nhận của bạn nhận được tệp đính kèm email được mã hóa, tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào liên kết tệp đính kèm trong email. Bản đính kèm email Outlook của bạn sau đó có thể được xem thông qua liên kết Secify Subify.
Bản tóm tắt:
Microsoft Outlook là một công cụ đáng tin cậy cho các doanh nghiệp gửi email và chia sẻ tệp. Tuy nhiên, với các mối đe dọa an ninh mạng ngày càng tăng và nhu cầu bảo vệ thông tin nhạy cảm, mã hóa email đã trở nên cần thiết. Bài viết này thảo luận về những hạn chế của các dịch vụ mã hóa tích hợp của Outlook và trình bày một giải pháp thay thế với bổ trợ mã hóa Outlook Outlook của Digify. Bổ trợ cho phép người dùng mã hóa email và tệp đính kèm một cách liền mạch mà không thay đổi quy trình làm việc của họ hoặc dựa vào nền tảng email của người nhận.
Những điểm chính:
- Dịch vụ mã hóa email của Microsoft Outlook có thể không an toàn như được tin tưởng.
- Email được mã hóa với mã hóa tin nhắn S/MIME hoặc Office 365 có thể không được bảo vệ khi được gửi đến người nhận bằng các nền tảng email không được hỗ trợ.
- Mã hóa từ đầu đến cuối là cần thiết để đảm bảo bảo mật hoàn toàn cho các tin nhắn và tệp đính kèm email Outlook.
- Dịch vụ mã hóa email bổ trợ của bên thứ ba, chẳng hạn như Digify, cung cấp một giải pháp thuận tiện mà không cần phải chuyển đổi nền tảng email.
- Bổ trợ mã hóa Outlook của Digify cung cấp trải nghiệm người dùng được sắp xếp hợp lý để gửi email và tệp đính kèm an toàn.
- Với bổ trợ của Digify, người dùng có thể kiểm soát quyền truy cập vào các tệp đính kèm, thêm hình mờ và đặt hết hạn tài liệu.
- Để bắt đầu sử dụng bổ trợ mã hóa Outlook Outlook của Digify, người dùng cần tải xuống và cài đặt nó, soạn email của họ, đính kèm tài liệu, tùy chỉnh cài đặt bảo mật và chèn liên kết đính kèm vào email.
- Digify sử dụng thuật toán mã hóa AES-256.
- Người nhận có thể dễ dàng xem tệp đính kèm email được mã hóa bằng cách nhấp vào liên kết đính kèm trong email.
- Digify cho phép người dùng theo dõi các email và tệp đính kèm được mã hóa.
Câu hỏi:
- Tại sao mã hóa email lại quan trọng?
- Những hạn chế của các dịch vụ mã hóa tích hợp của Outlook là gì?
- Làm thế nào các dịch vụ mã hóa bổ trợ của bên thứ ba có thể cải thiện bảo mật email?
- Những lợi thế của việc sử dụng bổ trợ mã hóa Outlook của Digify là gì?
- Thuật toán mã hóa làm gì sử dụng?
- Làm thế nào người nhận có thể mở tệp đính kèm email Outlook được mã hóa?
- Người nhận có thể xác minh địa chỉ email của họ để mở tài liệu đính kèm?
- Làm thế nào người dùng có thể theo dõi các email và tệp đính kèm được mã hóa?
Mã hóa email rất quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi truy cập trái phép và đảm bảo tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu.
Dịch vụ mã hóa tích hợp của Outlook có thể không an toàn nếu nền tảng email của người nhận không hỗ trợ S/MIME hoặc mã hóa tin nhắn Office 365.
Dịch vụ mã hóa bổ trợ của bên thứ ba, như Digify, cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung và trải nghiệm người dùng được sắp xếp hợp lý, nâng cao bảo mật email.
Bổ trợ mã hóa Outlook của Digify cho phép người dùng mã hóa email và tệp đính kèm mà không thay đổi quy trình làm việc của họ, kiểm soát quyền truy cập vào các tệp đính kèm, thêm hình mờ, đặt hết hạn tài liệu và theo dõi hoạt động email.
Digify sử dụng thuật toán mã hóa AES-256.
Người nhận có thể mở tệp đính kèm email Outlook được mã hóa bằng cách nhấp vào liên kết đính kèm trong email.
Có, người nhận có thể xác minh địa chỉ email của họ để mở tài liệu đính kèm. Digify cung cấp tùy chọn cho người nhận nhận mã xác minh.
Digify cho phép người dùng theo dõi các email và tệp đính kèm được mã hóa, cung cấp cái nhìn sâu sắc về số lần tài liệu được xem và trong bao lâu.
Tự động mã hóa các email trực tuyến trao đổi với mã hóa tin nhắn Office 365
Khi người nhận của bạn nhận được tệp đính kèm email được mã hóa, tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào liên kết tệp đính kèm trong email. Bản đính kèm email Outlook của bạn sau đó có thể được xem thông qua liên kết Secify Subify.
Cách gửi email thực sự an toàn trong Microsoft Outlook
Trong nhiều năm, Microsoft Outlook đã được dựa vào một loạt các doanh nghiệp để phân phối các tệp, lịch trình các cuộc họp và gửi email. Một công ty’S danh tiếng và doanh thu phụ thuộc vào việc tránh mất tài sản có giá trị và thông tin khách hàng hoặc khách hàng.
Thông tin thông tin nhạy cảm cũng có thể dẫn đến tiền phạt và các hình phạt khác đối với những người trong các ngành công nghiệp như tài chính, pháp lý, xuất bản, giáo dục và chăm sóc sức khỏe phải tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu như HIPAA hoặc GDPR.
Với những thách thức về an ninh mạng đang gia tăng, mã hóa email là tiêu chuẩn công nghiệp để bảo vệ dữ liệu. Cho dù bạn cần gửi mật khẩu tài liệu với đồng nghiệp hay thương lượng một thỏa thuận khách hàng bí mật, nó’S cần thiết để triển khai mã hóa email Outlook tốt nhất có sẵn để đảm bảo bạn’Re thực sự bảo vệ.
Cách gửi email được mã hóa đầy đủ trong Outlook
Microsoft Outlook’S Dịch vụ mã hóa email không’T an toàn như bạn có thể tin. Điều này là do Outlook mã hóa email bằng S/MIME (Phần mở rộng thư Internet an toàn/đa năng) và mã hóa tin nhắn Office 365, cả hai đều dựa vào người gửi và người nhận được bật.
Bạn có thể không được bảo vệ khi gửi email cho người nhận sử dụng nền tảng email không’T hỗ trợ S/MIME hoặc mã hóa tin nhắn Office 365. Người dùng webmail miễn phí như khách hàng trên Gmail, Yahoo và iCloud thường giành chiến thắng’T có chức năng cần thiết cho mã hóa email mạnh mẽ.
Trong năm 2019, tội phạm mạng đã hack Triển vọng khách hàng trên webmail.com và có được quyền truy cập vào thông tin cá nhân nhạy cảm, bao gồm các dòng chủ đề email, tên thư mục, danh sách liên hệ và một số nội dung email. Sử dụng mã hóa từ đầu đến cuối là cách duy nhất để đảm bảo rằng các tin nhắn và tệp đính kèm email Outlook của bạn hoàn toàn an toàn, cả khi quá cảnh đến người nhận của bạn và ngồi nghỉ ngơi trong hộp thư đến.
Sử dụng các dịch vụ mã hóa email bổ trợ của bên thứ ba
Để đảm bảo rằng email và tệp đính kèm của bạn hoàn toàn an toàn, công ty của bạn có thể chuyển sang nhà cung cấp email mã hóa riêng biệt. Nhưng trong trường hợp này, bạn sẽ mất tất cả chức năng của Outlook bạn’Hãy đến để dựa vào.
Thay vì gặp khó khăn với việc thay đổi nền tảng email, một giải pháp thuận tiện khác là thêm dịch vụ mã hóa bổ trợ của bên thứ ba vào Outlook. Nhưng bạn’sẽ muốn đảm bảo bạn chọn một dịch vụ không’T thêm ma sát đáng kể vào quy trình email cho cả người gửi và người nhận.
Mã hóa email mà không có trải nghiệm người dùng được sắp xếp hợp lý có thể yêu cầu thêm các bước bất tiện chỉ để gửi và đọc email khiến nó khó sử dụng. Nếu đây là trường hợp, nó đã thắng’T được áp dụng một cách nhất quán bởi nhân viên và những người khác trong tổ chức của bạn.
Khi bạn cài đặt Digify’S add-in adpryption add-in, gửi email và tệp đính kèm an toàn là dễ dàng.
Cách sử dụng Digify để mã hóa email và tệp đính kèm
Với công cụ kinh doanh’S Bổ trợ mã hóa Outlook. Bạn cũng không’T phải thủ công cung cấp cho người nhận của bạn một mật khẩu hoặc yêu cầu họ đăng ký vào nền tảng.
Kiểm soát quyền truy cập vào tệp đính kèm email của bạn bất cứ lúc nào sau khi gửi nó và chọn xem người nhận của bạn có thể tải xuống hoặc in nó. Thêm hình mờ và đặt tài liệu của bạn để tự hủy sau một khoảng thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể xem tài liệu của bạn đã được xem bao nhiêu lần và trong bao lâu.
Để bắt đầu với Digify’S add-in add-in theo năm bước đơn giản sau:
- Tải xuống bổ trợ mã hóa Outlook Digify Outlook tại đây.
- Soạn tin nhắn email của bạn trong Digify’S Outlook Bổ trợ
- Đính kèm tài liệu của bạn vào email của bạn bằng cách sử dụng bổ trợ
- Tùy chỉnh các cài đặt bảo mật sau của bạn:
- Kiểm soát truy cập: Thêm người nhận sẽ nhận được quyền truy cập
- Quyền: Đặt quyền in và tải xuống tài liệu đính kèm của bạn
- Hình mờ: Chọn có bao gồm một hình mờ cá nhân để nhận dạng và theo dõi
- Hết hạn: Chọn ngày và giờ khi tài liệu đính kèm sẽ tự động hết hạn
- Chèn tệp đính kèm Outlook của bạn làm liên kết trong email của bạn và gửi
Xem video Demo bên dưới để tìm hiểu cách gửi email được mã hóa trong Outlook.
Để mã hóa các tin nhắn và tệp đính kèm email Outlook, Digify sử dụng thuật toán mã hóa AES-256 được Cục An ninh Quốc gia (NSA) chứng nhận cho các tài liệu bí mật hàng đầu.
Cách người nhận của bạn mở email và tệp đính kèm được mã hóa của bạn
Khi người nhận của bạn nhận được tệp đính kèm email được mã hóa, tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào liên kết tệp đính kèm trong email. Bản đính kèm email Outlook của bạn sau đó có thể được xem thông qua liên kết Secify Subify.
Bạn cũng có thể chọn nếu bạn muốn người nhận xác minh địa chỉ email của họ để mở tài liệu đính kèm. Khi bạn chọn tùy chọn này, mã được tự động tạo và gửi cho người nhận của bạn để họ có thể mở tệp đính kèm.
Cách theo dõi các email và tệp đính kèm được mã hóa
Là phương thức truyền thông kinh doanh phổ biến nhất, các tổ chức dựa vào email để gửi các tài liệu nhạy cảm như hợp đồng, thuyết trình và nhiều loại tệp khác. Khi bạn gửi email, bạn phải đoán xem các tài liệu đính kèm của bạn sẽ kết thúc ở đâu và nếu chúng thậm chí được mở bởi người nhận của bạn.
Cũng như mã hóa an toàn các email và tệp đính kèm Microsoft Outlook của bạn với Digify, bạn có thể theo dõi email và tài liệu đính kèm của mình để xem khi chúng’đã mở, in và chuyển tiếp tất cả từ hộp thư đến của bạn.
Bạn có thể thấy khi người nhận của bạn mở email và tệp đính kèm của bạn, họ đã xem chúng trong bao lâu và nếu họ đã tải xuống hoặc in tài liệu của bạn. Sau một khoảng thời gian đã thiết lập, bạn có thể định cấu hình email và tệp đính kèm của mình để tự động hết hạn.
Bằng cách này, bạn không bao giờ phải mạo hiểm thông tin bí mật của mình được tiếp xúc với người hoặc tổ chức sai. Chỉ cần nhấp vào công tắc bật tắt để thu hồi quyền truy cập sau khi email Outlook và tệp đính kèm đã được gửi cho người nhận của bạn.
Phần kết luận
Vi phạm dữ liệu được tiết lộ 4.1 tỷ hồ sơ trong sáu tháng đầu năm 2019. Mặc dù vi phạm dữ liệu đang trở nên phổ biến hơn mỗi năm, nhiều công ty không sẵn sàng ngăn chặn và chống lại chúng, do đó tự đặt mình có nguy cơ mắc cả danh tiếng và tổn thất tài chính.
May mắn thay, bạn có thể tăng cường bảo mật email của mình trước các vi phạm với các giải pháp mã hóa email như Digify. Bây giờ bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát ai có quyền truy cập vào email và tệp đính kèm của bạn mà không phải hy sinh sự hợp tác liền mạch.
Xem cách dễ dàng để gửi một cách an toàn các email và tệp đính kèm được mã hóa đến bất cứ đâu và bất cứ ai bạn muốn với bản dùng thử miễn phí’S Bổ trợ mã hóa email Outlook.
Tự động mã hóa các email trực tuyến trao đổi với mã hóa tin nhắn Office 365
Năm ngoái, Microsoft đã phát hành chức năng bổ sung cho mã hóa tin nhắn Office 365 (OME) bao gồm một mẫu mã hóa mới “ Chỉ mã hóa ” Mà, không giống như “Không chuyển tiếp”, Chỉ mã hóa email bằng OME. Sau khi được người nhận giải mã, tin nhắn có thể được đối xử như bất kỳ. Sau đó vào năm 2018, Microsoft tuyên bố điều này đã được thử nghiệm và họ cũng sẽ phát hành các quy tắc vận chuyển mặc định trong Office 365 để tự động mã hóa các email có chứa thông tin nhạy cảm bằng cách sử dụng “ Chỉ mã hóa ” bản mẫu. Tuy nhiên, sau phản hồi từ cộng đồng từ tháng 12 đến cuối tháng 1, Microsoft đã công bố vào ngày 30 tháng 1, điều này không còn được đưa ra và cung cấp hướng dẫn về cách tự thực hiện các quy tắc tương tự nếu chức năng này có lợi cho tổ chức của bạn.
Rõ ràng, có một cảm giác rằng việc di chuyển sẽ gây ra quá nhiều sự gián đoạn. Đối với nhiều tổ chức và người dùng, điều này sẽ rất khó khăn để chuẩn bị vì tác động lớn có khả năng mà nó không chỉ có đối với họ mà còn cả những người nhận của họ. Mặc dù Microsoft’Ý định của S là không nghi ngờ gì tốt, vì hầu hết các tổ chức không ngừng tìm cách để có các quy trình tốt hơn để biết thông tin nhạy cảm, nó không phải là’T khả thi vào lúc này.
Ý định ban đầu của Microsoft là mã hóa các tin nhắn có chứa các loại thông tin nhạy cảm sau:
- Số định tuyến ABA
- Số thẻ tín dụng
- Số cơ quan thực thi ma túy (DEA)
- U.S./U.K. số hộ chiếu
- U.S. số tài khoản ngân hàng
- U.S. Số nhận dạng người nộp thuế cá nhân (ITIN)
- U.S. Số An sinh Xã hội (SSN)
Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc vận chuyển này, bạn vẫn có thể hoàn thành việc này bằng cách cấu hình thủ công quy tắc vận chuyển và cài đặt mã hóa tin nhắn trong Office 365. Đầu tiên, bạn nên kết nối với Exchange PowerShell trực tuyến bằng cách sử dụng các hướng dẫn trong bài đăng này. Sau đó, chạy lệnh sau để cập nhật cài đặt mã hóa tin nhắn văn phòng:
Set -irmconfiguration -decryptattachmentforencryptonly $ true
Lệnh này định cấu hình OME chỉ mã hóa email và không phải các tệp đính kèm trong email. Điều này có nghĩa là một khi người dùng đã giải mã email bằng cách đăng nhập hoặc xác minh danh tính của họ, họ có quyền truy cập đầy đủ để mở, chỉnh sửa, in hoặc chuyển tiếp tệp đính kèm như với bất kỳ email nào khác. Nếu bạn không’T chạy lệnh này khi người dùng giải mã email, các tệp đính kèm sẽ vẫn được bảo vệ và chỉ đọc.
Khi cấu hình đính kèm đã được cập nhật, bạn có thể tạo quy tắc vận chuyển bằng lệnh sau:
New -Transportrule -Name "Mã hóa các email nhạy cảm bên ngoài (ngoài quy tắc hộp)"Sau đó, bạn có thể xem và cập nhật quy tắc vận chuyển từ bên trong Trung tâm quản trị trực tuyến trao đổi nếu bạn muốn. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ loại thông tin nhạy cảm tùy chỉnh nào mà bạn có thể đã cấu hình trong người thuê của mình vào cùng quy tắc này nếu bạn muốn.
Mặc dù dường như có một sự đồng thuận chung rằng quy tắc này không nên’T được thêm hoặc bật theo mặc định, như tôi đã đề cập trước đây, cần phải xem xét việc mã hóa thêm email theo mặc định và bạn không nên xem’t cần giới hạn phạm vi của điều này chỉ trong loại thông tin nhạy cảm. Bạn có thể áp dụng mẫu mã hóa cho bất kỳ email nào bạn có thể xác định bằng quy tắc vận chuyển trực tuyến trao đổi.
Ví dụ: bạn có thể nhắm mục tiêu các miền người nhận cụ thể:
Hoặc bạn có thể mã hóa các tin nhắn bằng một chuỗi chủ đề cụ thể:
Đây là một trong nhiều cách để bạn tự động áp dụng mã hóa để phù hợp nhất với tổ chức của bạn và tốt hơn là bảo vệ người dùng của bạn khỏi rò rỉ dữ liệu và cải thiện bảo mật dữ liệu.